Come comunicare nel corso di una crisi alimentare.
Durante una crisi o un incidente di tipo alimentare, una comunicazione rapida, chiara e concisa è essenziale per gestire la crisi stessa e tutelare i consumatori.
Come comunicare nel corso di una crisi alimentare, l’EFSA mette a disposizione alcune linee guida.
L’EFSA, che è stata istituita in risposta a una serie di crisi alimentari alla fine degli anni ‘90, ha diffuso alcune raccomandazioni per la comunicazione in fase di crisi, che potranno fungere da riferimento per le autorità nazionali preposte alla sicurezza alimentare degli Stati membri dell’UE anche dal punto della rintracciabilità degli alimenti.
L’EFSA ha elaborato tali linee guida insieme agli Stati membri dell’UE sulla base di buone prassi acquisite dall’esperienza di precedenti crisi alimentari. Sviluppate in collaborazione con i membri del gruppo di lavoro per la comunicazione del foro consultivo dell’EFSA, la pubblicazione contribuirà a garantire omogeneità e coerenza nelle comunicazioni in fase di crisi.
Le miglior prassi per i comunicatori di una crisi: come comunicare durante incidenti relativi alla sicurezza di alimenti o mangimi spiega chiaramente il ruolo e le responsabilità dell’EFSA e degli organismi degli Stati membri durante le varie fasi di una crisi, con la finalità di migliorare la preparazione a eventuali future epidemie che possano travalicare i confini.
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Principi chiave
Soprattutto il documento descrive le diverse fasi di un incidente e fornisce una guida passo-passo per attività di comunicazione efficaci. Le raccomandazioni per le miglior prassi sono incentrate su principi importanti quali:
- Assumere il controllo sulla comunicazione circa una data situazione;
- Comunicare rapidamente per tutelare la salute umana;
- individuare i destinatari e gli strumenti per raggiungerli;
- Comunicare in modo chiaro e trasparente;
- Collaborare con i partner, perché le crisi alimentari non si fermano alle frontiere tra un Paese e l’altro.
Essere preparati
Quindi la preparazione è il presupposto fondamentale per una comunicazione efficace in fase di crisi. Ecco perché le linee guida includono raccomandazioni su come prepararsi a una possibile crisi. I preparativi includono l’individuare e concordare regole e procedure ben prima che emerga una eventuale crisi, nonché la formazione dei potenziali portavoce.
Le linee guida alla prova
A novembre 2015 l’EFSA ha condotto un esercizio di simulazione con i rappresentanti degli Stati membri dell’UE, la Commissione europea e l’Organizzazione mondiale della sanità. I loro riscontri sono stati incorporati nella versione finale delle linee guida.
Infine Shira Tabachnikoff, consulente in materia di cooperazione internazionale all’EFSA, ha affermato: “La preparazione e la cooperazione sono elementi chiave per comunicare con successo durante una crisi.
Come comunicare nel corso di una crisi alimentare
Dubbi che fanno davvero la differenza
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- PRINCIPIQuali sono i principi chiave della comunicazione in crisi alimentare?
- PREPARAZIONECome prepararsi prima che insorga un’emergenza alimentare?
- TEMPESTIVITÀQuanto è importante la rapidità nella comunicazione?
- MESSAGGICome devono essere formulati i messaggi al pubblico?
- CANALIQuali strumenti e canali comunicativi utilizzare?
- PORTAVOCEChi deve comunicare con il pubblico e in che modo?
- TRASPARENZAPerché la trasparenza è fondamentale?
Cosa succede dopo
- FOLLOW-UPCosa fare dopo la fine della crisi?
PRINCIPIQuali sono i principi chiave della comunicazione in crisi alimentare?
La comunicazione in fase di crisi deve essere rapida, chiara e trasparente. È fondamentale prendere il controllo delle informazioni, identificare i destinatari e i canali, collaborare con le autorità e fornire messaggi coerenti e orientati alla tutela della salute pubblica.
PREPARAZIONECome prepararsi prima che insorga un’emergenza alimentare?
È necessario predisporre un piano di comunicazione di crisi, definire ruoli e procedure, formare i portavoce e stabilire linee guida interne. Occorre creare messaggi predefiniti e canali dedicati per garantire una risposta tempestiva e coordinata.
TEMPESTIVITÀQuanto è importante la rapidità nella comunicazione?
La velocità è fondamentale: comunicare in modo tempestivo permette di ridurre la disinformazione, evitare il panico e proteggere i consumatori. Le prime ore sono decisive per fornire indicazioni chiare e gestire la crisi in modo efficace.
MESSAGGICome devono essere formulati i messaggi al pubblico?
I messaggi devono essere semplici, coerenti e comprensibili. Occorre spiegare cosa è successo, cosa si sta facendo e cosa devono fare i cittadini. È importante evitare tecnicismi e mantenere un tono empatico e responsabile.
CANALIQuali strumenti e canali comunicativi utilizzare?
È utile combinare più canali: comunicati stampa, sito web ufficiale, social media, email, punti vendita e contatti diretti con i media. La coerenza tra tutti i canali evita la diffusione di informazioni discordanti.
PORTAVOCEChi deve comunicare con il pubblico e in che modo?
Un solo portavoce ufficiale garantisce uniformità del messaggio. Deve essere formato, competente e capace di esprimersi con empatia e trasparenza. È importante che eviti dichiarazioni non verificate.
TRASPARENZAPerché la trasparenza è fondamentale?
La trasparenza rafforza la fiducia dei cittadini e limita la diffusione di voci o fake news. Anche l’ammissione di incertezze o errori contribuisce a mantenere la credibilità dell’organizzazione durante la crisi.
COLLABORAZIONECon chi è necessario collaborare durante una crisi?
È essenziale cooperare con le autorità sanitarie, l’EFSA, i ministeri competenti e i partner della filiera alimentare. La collaborazione assicura uniformità dei messaggi e una risposta più efficace.
RUMORCome gestire le voci e le informazioni errate?
Monitorare costantemente media e social network, correggere le informazioni sbagliate in modo rapido e documentato, e diffondere la versione ufficiale attraverso canali autorevoli. Mai alimentare polemiche o ripetere la disinformazione.
FOLLOW-UPCosa fare dopo la fine della crisi?
Dopo la gestione dell’emergenza, è opportuno comunicare la chiusura del caso, pubblicare le misure adottate e realizzare un’analisi interna (“debriefing”) per migliorare i futuri piani di comunicazione e prevenzione.
Conclusioni
L’esercizio di simulazione ci ha messo sotto gli occhi la necessità di disporre di una rete solida e di processi chiari. Queste linee guida saranno utili se e quando saranno necessarie”.
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